Переход на электронные трудовые книжки начался с 1 января 2020 года, именно с этого момента сведения о трудовой деятельности гражданина хранятся в Пенсионном фонде в цифровом виде.
Каковы всё же основные преимущества электронной трудовой книжки?
— На самом деле, преимуществ достаточно. Во-первых, это удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности через Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ или на сайте Портала государственных услуг. Во-вторых, минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности. Следующий момент, дополнительные возможности дистанционного трудоустройства; дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счёта без дополнительного документального подтверждения; использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг. И, наконец, высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке: информация о работнике; даты приёма, увольнения, перевода на другую работу; место работы; вид мероприятия (приём, перевод, увольнение); должность, профессия, специальность, квалификация, структурное — подразделение; вид поручаемой работы; основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа); причины прекращения трудового договора.
Работники, которые ещё только подумывают о переходе, должны знать, что переход на электронный формат дает им несколько плюсов: минимизированы риски ошибок при заполнении трудовой книжки; исключен риск её утраты; удобно систематизированы сведения; снижены издержки на кадровый документооборот; достаточно высок уровень безопасности и сохранности данных. Это на самом деле преимущества.
Для выбора ведения сведений в электронном виде работнику необходимо подать своему работодателю соответствующее заявление.
В срок до 31.10.2020 года включительно работодатель должен письменно уведомить каждого своего работника об изменениях в трудовом законодательстве в части ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и о праве работника до 31.12.2020 года включительно сделать выбор и подать своему работодателю одно из заявлений о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.
Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:
- у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя);
- в Многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
- с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД представляются страхователями в случае, если в отношении работника произошло какое-либо кадровое мероприятие.
В случае перевода работника на другую работу или подачи работником одного из заявлений о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности, сведения по форме СЗВ-ТД представляются не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место данные кадровые мероприятия.
В случае приёма на работу или увольнения сведения по форме СЗВ-ТД представляются в срок не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа, распоряжения.